Wartungsplan als Excel-Vorlage: so ist die Karte richtig aufgebaut

Der Aufbau: Kopf, Punkte, Kalenderwochen

Eine Wartungskarte hat drei Teile. Der Kopf trägt die Dokumentenlenkung, die jeder Auditor zuerst sucht: Bezeichnung des Plans, Formular-Nummer, Version, „Gültig ab“, Prozessverantwortlicher und Freigabe. Ohne diese Zeilen ist die Karte ein Zettel, kein gelenktes Dokument.

Die Wartungspunkte stehen als Zeilen darunter. Je Punkt gehören dazu: eine eindeutige Bezeichnung („Hydraulik Ölstand kontrollieren ggf. auffüllen“), ein Hinweis mit Betriebsstoff oder Sollwert („HLP 32“, „Soll 6–9 %“), das Intervall und die Angabe, ob die Maschine dafür stehen muss.

Die Kalenderwochen bilden die Spalten. 52 Spalten, in jede kommt das Kürzel des Mitarbeiters, der den Punkt erledigt hat. Eine letzte Zeile nimmt die Abnahme des Schichtleiters je Woche auf. Genau so ist die kostenlose Vorlage aufgebaut, mit einem gefüllten Beispiel für eine CNC-Drehmaschine.

Intervalle, die sich bewährt haben

Ausgangspunkt ist immer die Herstellerdokumentation. Sie nennt Betriebsstoffe, Mengen und Intervalle. Was daraus in der Praxis nicht passt, korrigiert die Erfahrung des Bedieners: Ein Filter, der nach zwei Wochen dicht ist, bekommt ein kürzeres Intervall, nicht eine Ausnahme im Kopf.

Ein Plan je Maschinentyp, ein Plan für alle

Bewährt hat sich die Trennung in einen maschinenspezifischen Plan („Wöchentliche Wartung CNC-Drehen“) und einen allgemeinen Plan („Arbeitssicherheit & Sauberkeit“) mit Not-Aus, Fluchtwegen und Betriebsanweisungen, der für jede Maschine gilt. Eine Maschine trägt dann zwei Karten. In Excel heißt das zwei Blätter, im System zwei Pläne, die beide auf derselben Maschine laufen.

Wo Excel endet

• Die Karte verschwindet. Ausgedruckt, ölverschmiert, bei der Reinigung entsorgt. Die Wartung wurde gemacht, der Nachweis ist weg.
• Niemand erinnert. Ob die Jahreswartung fällig ist, weiß nur, wer nachrechnet. Excel sagt es nicht, und schon gar nicht der Schichtleitung.
• Keine Historie über alle Maschinen. Welche Maschine ist regelmäßig im Rückstand? Welcher Zählerstand läuft aus dem Ruder? Dafür müsste jemand zwanzig Blätter nebeneinanderlegen.
• Die Unterschrift. Ein Kürzel in einer Zelle ist von jedem eintragbar. Wer wann tatsächlich abgehakt hat, ist nicht nachvollziehbar.
• Messwerte ohne Toleranz. Der Zählerstand steht in der Zelle, aber niemand merkt, wenn er außerhalb des Sollbereichs liegt.

Sobald zwei dieser Punkte im Betrieb regelmäßig auftreten, kostet die Excel-Karte mehr, als sie spart. Der Umstieg ist dann kein Projekt: Die Zeilen der Excel-Karte werden in FAUSER ERP Alpha per Zwischenablage als Wartungspunkte eingefügt, das Intervall im Text wird erkannt, und ab der Freigabe entstehen die Aufgaben je Maschine und Kalenderwoche von selbst. Abgehakt wird am BDE-Terminal, abgenommen per PIN, die Historie bleibt als Punkt × Kalenderwoche erhalten. Die Papierkarte gibt es weiterhin als PDF für das Audit.

Häufige Fragen

Welche Intervalle gehören in einen Wartungsplan?

Wöchentliche Punkte für Sichtprüfungen, Füllstände und Reinigung, Vier-Wochen- oder Monatspunkte für Filter und Schmierstellen, Jahrespunkte für Prüfungen durch Fachkräfte wie die DGUV-V3-Prüfung. Grundlage ist die Herstellerdokumentation, ergänzt um eigene Erfahrung mit der Maschine.

Reicht eine Excel-Wartungskarte für die ISO 9001?

Als Nachweis der durchgeführten Wartung ja, solange Karte, Formular-Nummer, Version und Freigabe gelenkt sind und die ausgefüllten Karten aufbewahrt werden. Die Lücke liegt in der Praxis: verschwundene Karten, fehlende Unterschriften und keine Auswertung über alle Maschinen.

Wie kommt die Excel-Karte in ein Instandhaltungssystem?

In FAUSER ERP Alpha werden die Zeilen der Excel-Karte per Zwischenablage in einen Wartungsplan eingefügt. Eine führende Nummer wird verworfen, ein Intervall wie „(alle 4 Wochen)“ im Text wird erkannt. Nach der Freigabe entstehen die Aufgaben je Maschine und Kalenderwoche automatisch.