E-Mails, die wissen, wohin sie gehören.
Die Anfrage liegt im Postfach, der Kunde im ERP, das Angebot in einem dritten Programm — und die Verbindung dazwischen stellt jemand von Hand her, jeden Tag aufs Neue. Der Posteingang macht daraus einen Schritt: Die Mail kommt an und bringt gleich mit, zu wem sie gehört, was bei diesem Kunden offen ist und was aus ihr werden kann.
Postfach anbinden statt umziehen
Ihre Konten hängen per IMAP oder Microsoft 365 mit dran, und der Abruf liest nur: Gelesen-Status und Ordner im Mailprogramm bleiben unverändert, dort gelöschte Mails verschwinden auch hier. Sammelpostfächer wie das Info- oder Vertriebspostfach sind für das Team da — „Mein Postfach" bleibt privat, andere Benutzer sehen Ihre Mails nicht, Administratoren auch nicht.Der Absender ist keine Adresse mehr
Erkannt wird über die E-Mail-Adresse einer Firma, eines Kontakts oder über eine eindeutige Domain — bei Freemail-Adressen nie über die Domain. Eine Sicherheits-Anzeige sagt, wie verlässlich die Zuordnung ist. Wird aus einer Mail eine Adresse oder ein Ansprechpartner angelegt, erben weitere Mails desselben Absenders die Zuordnung gleich mit.Die Mail bringt die Akte mit
Neben der geöffneten Mail steht, was das ERP über den Absender weiß: Firma und Ansprechpartner mit Telefonnummer, der Umsatz des laufenden Jahres, offene Verkaufschancen und Wiedervorlagen, die letzten Belege und frühere Mails desselben Absenders. Wofür Ihnen das Leserecht fehlt, erscheint gar nicht erst.Aus der Mail wird der Vorgang
Nennt eine Mail eine Belegnummer — Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Anfrage, Bestellung oder Fertigungsauftrag —, erscheint sie als Vorschlag zum Verknüpfen. Angebot, Auftragsbestätigung und Einkaufs-Anfrage entstehen über die Intelligente Eingabe, vorbelegt mit Text und Anhang der Mail; „bis Freitag" bezieht sich dabei auf das Datum der Mail. Aktivität, Wiedervorlage, Adresse oder Verkaufschance sind je ein Klick — und was entstanden ist, steht danach als Verweis an der Mail.Warnungen, die Geld sparen
Rot markiert wird, was nach Täuschung aussieht: eine Domain, die der eines Partners nur ähnelt, ein irreführender Anzeigename, eine neue Bankverbindung von unbekanntem Absender, eine gescheiterte Absenderprüfung, riskante Anhänge oder versteckte Steuerzeichen im Text. Die Prüfung gilt auch für vertraute Absender — genau dort entsteht der Schaden.KI, die im Haus bleibt
Im Sammelpostfach schlägt eine Analyse vor, was zu tun ist. Beim Antworten entsteht auf Wunsch ein Entwurf, der nur Tatsachen mitbekommt — Datum der Mail, Ihre Firma, den Absender, die verknüpften Belege — und Fehlendes mit Platzhaltern markiert, statt es zu erfinden. Der Entwurf landet im Textfeld und geht nie von selbst hinaus. Die KI läuft auf Ihrem Server, nicht in einer fremden Cloud.Warum im ERP und nicht im Mailprogramm?
Weil im Mailprogramm die Antwort auf jede Rückfrage fehlt. Wer dort eine Anfrage liest, weiß nicht, ob der Absender Kunde ist, was er dieses Jahr gekauft hat, ob eine Reklamation offen steht und welche Wiedervorlage übermorgen fällig wird — er muss es in einem zweiten Programm nachsehen. Hier steht es neben der Mail, bevor die erste Zeile der Antwort getippt ist.
Und was aus der Mail entsteht, bleibt mit ihr verbunden: Das Angebot kennt seine Anfrage, die Verkaufschance ihre Herkunft, die Wiedervorlage ihren Anlass. Wer die Urlaubsvertretung übernimmt, sieht denselben Zusammenhang — statt ein fremdes Postfach zu durchsuchen.
Bedienung wie im Mailprogramm
Antworten, allen antworten, weiterleiten — samt zitiertem Verlauf und den Anhängen der Ursprungsmail. Mehrere Mails lassen sich gemeinsam auf einen Status setzen, „Später erinnern" stellt eine Mail bis zu einem Zeitpunkt zurück, Newsletter lassen sich direkt abbestellen und Spam so markieren, dass künftige Mails desselben Absenders gleich einsortiert werden. Für die Tastatur gibt es die gewohnten Kürzel: J und K für die nächste und vorige Mail, Enter zum Öffnen, R zum Antworten, W zum Weiterleiten.
HTML-Mails werden abgeschottet dargestellt: keine Skripte, kein Zugriff auf das ERP, und von sich aus lädt die Ansicht nichts nach. Bilder erscheinen erst auf Klick — denn ein nachgeladenes Bild bestätigt dem Absender, dass die Mail gelesen wurde. Bei einer Warnung gar nicht.
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