Was kostet ein ERP im Maschinenbau? Die Kostenblöcke ehrlich sortiert

Block 1: Lizenz

Die Lizenz bemisst sich im Maschinenbau nach zwei Größen: nach Benutzern, die im Büro mit dem System arbeiten, und nach Maschinen, die geplant und zurückgemeldet werden. Ein Betrieb mit fünf Sachbearbeitern und dreißig Maschinen zahlt anders als einer mit zwanzig Sachbearbeitern und fünf Maschinen, auch wenn beide dasselbe System kaufen. Prüfen Sie im Angebot, welche Größe gezählt wird und ob Terminals in der Halle als Benutzer gelten.

Dazu kommt die Frage Kauf oder Miete. Beim Kauf zahlen Sie die Lizenz einmal und danach jährlich die Wartung. Bei der Miete ist die Pflege enthalten, dafür läuft die Zahlung, solange Sie das System nutzen. Über fünf Jahre gerechnet liegen beide Wege meist nahe beieinander; der Unterschied ist die Verteilung der Zahlungen, nicht die Summe.

Block 2: Wartung und Pflege

Beim Kauf wird die Wartung als jährlicher Prozentsatz der Lizenzsumme berechnet. Sie deckt Updates, Fehlerbehebung und Anwenderunterstützung. Vergleichen Sie nicht nur den Prozentsatz, sondern die Leistung dahinter: Sind neue Versionen enthalten oder nur Fehlerkorrekturen? Wie schnell wird reagiert? Ein niedriger Satz ohne Versionsanspruch ist nach drei Jahren der teurere.

Block 3: Einführung, Datenübernahme, Schulung

Der Block, der am häufigsten unterschätzt wird. Er umfasst den Workshop zur Prozessaufnahme, die Systemparametrisierung, die Übernahme von Kunden, Artikeln, Stücklisten und Arbeitsplänen, die Schulung der Anwender und die Begleitung des Echtstarts. Bei Fertigungsbetrieben liegt dieser Block häufig in der Größenordnung der halben bis ganzen Lizenzsumme.

Drei Dinge senken ihn am stärksten: saubere Stammdaten aus dem Altsystem, freigestellte Schlüsselanwender je Abteilung und ein Start in Etappen statt eines Big Bang. Wer sein Altsystem oder seine Excel-Listen über Schnittstellen anbindet und schrittweise ablöst, verteilt den Aufwand und das Risiko.

Block 4: Infrastruktur

Ein Server im Haus oder gehostet, Datenbank, Sicherung, die Arbeitsplätze im Büro und die Terminals in der Halle. Ein System, das im Browser läuft, spart hier sichtbar: keine Client-Installation, alte Rechner reichen als Terminal, ein Tablet reicht für die Wartungscheckliste. Fragen Sie nach, was am Arbeitsplatz installiert werden muss und wer die Updates dort einspielt.

Block 5: Die versteckten Posten

• Schnittstellen. Jedes Zweitsystem — ein MES neben dem ERP, ein separates CRM, eine eigene Zeiterfassung — braucht eine Schnittstelle, die gebaut, gepflegt und bei jedem Update geprüft wird. Das ist der Grund, warum ein System, das Planung, Betriebsdaten, Zeiterfassung und CRM enthält, über fünf Jahre oft günstiger ist als vier gute Einzelsysteme.
• Anpassungen. Kundenspezifische Belege, Auswertungen, Sonderlogik. Klären Sie, was konfigurierbar ist und was programmiert werden muss.
• Interne Zeit. Die Stunden Ihrer Mitarbeiter in Workshops, Tests und Schulungen stehen in keinem Angebot, aber in Ihrer Kalkulation.
• Doppelpflege. Arbeitspläne im ERP und noch einmal im MES, Kunden im ERP und noch einmal im CRM. Jede Doppelpflege kostet jeden Tag.

So vergleichen Sie Angebote richtig

1. Denselben Zeitraum ansetzen, fünf Jahre haben sich bewährt.
2. Alle fünf Blöcke je Angebot eintragen, fehlende Blöcke nachfragen statt mit null rechnen.
3. Benutzer- und Maschinenzahl in beiden Angeboten gleich setzen, sonst vergleichen Sie Umfänge, keine Preise.
4. Zweitsysteme und ihre Schnittstellen mitzählen, wenn ein Anbieter sie voraussetzt.
5. Erst dann die Summe vergleichen.

Welche Module Sie überhaupt brauchen, ist die Frage vor dem Preis. Die 2-Minuten-Analyse beantwortet sie mit sechs Fragen zu Ihrer Fertigung — ohne Angaben zu Ihrer Person.

Häufige Fragen

Kauf oder Miete — was ist für einen Fertigungsbetrieb günstiger?

Über fünf Jahre gerechnet liegen Kauf plus jährliche Wartung und Miete meist nahe beieinander. Der Kauf lohnt sich, wenn das System lange läuft und Investitionsbudget da ist; die Miete, wenn die Kosten planbar monatlich anfallen sollen und Updates inklusive sein müssen. Entscheidend ist der Vergleich über denselben Zeitraum mit allen Blöcken.

Wie hoch sind die Einführungskosten im Verhältnis zur Lizenz?

Bei Fertigungsbetrieben liegt die Dienstleistung für Einführung, Datenübernahme und Schulung häufig in der Größenordnung der halben bis ganzen Lizenzsumme. Wer die Stammdaten sauber mitbringt und Schlüsselanwender freistellt, senkt diesen Block am stärksten.

Warum steht hier keine Preisliste?

Weil der Preis von Benutzerzahl, Maschinenzahl und gewählten Modulen abhängt und eine Zahl ohne diesen Umfang in die Irre führt. Die 2-Minuten-Analyse zeigt, welche Module zu Ihrer Fertigung passen; auf dieser Basis entsteht ein Angebot mit allen Kostenblöcken.