Arbeitszeitgesetz in der Zeiterfassung: drei Regeln, die das System prüfen sollte
Arbeitszeit zu erfassen ist Pflicht. Sie gegen das Arbeitszeitgesetz zu prüfen ist die eigentliche Arbeit — und genau die bleibt in Stundenzetteln und Excel-Listen liegen, bis der Betriebsprüfer oder ein Arbeitsgericht sie nachholt. Welche drei Regeln jede Zeiterfassung automatisch prüfen sollte und wie das im Alltag aussieht.
Die drei Regeln
| Regel | Was das Gesetz verlangt | Was die Prüfung erkennen muss |
|---|---|---|
| Höchstarbeitszeit, § 3 ArbZG | Acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden, wenn der Durchschnitt in sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen bei acht Stunden bleibt. | Den Tag über zehn Stunden sofort, den Durchschnitt über den Ausgleichszeitraum laufend. |
| Ruhepausen, § 4 ArbZG | 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten, spätestens nach sechs Stunden. | Fehlende oder zu kurze Pausen am Tag, an dem sie fehlen — nicht Wochen später. |
| Ruhezeit, § 5 ArbZG | Elf Stunden ununterbrochen zwischen Arbeitsende und dem nächsten Arbeitsbeginn. | Den zu frühen Stempelvorgang am nächsten Morgen, also über die Tagesgrenze hinweg. |
Hinweis: Diese Seite fasst die Grundregeln zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Ausnahmen nach § 7 und § 14 ArbZG können abweichen; die Prüfregeln eines Systems müssen sich darauf einstellen lassen.
Warum Stundenzettel und Excel daran scheitern
- Sie prüfen nicht. Ein Stundenzettel hält fest, was war. Ob der Mitarbeiter gestern elf Stunden gearbeitet und heute um sechs wieder gestempelt hat, sieht niemand, der nicht rechnet.
- Sie rechnen den Ausgleichszeitraum nicht. Die Zehn-Stunden-Regel ist nur erlaubt, wenn der Durchschnitt stimmt. Das ist eine gleitende Rechnung über Monate, keine Tagessumme.
- Sie kommen zu spät. Wer am Monatsende auswertet, kann den Verstoß nur noch dokumentieren. Verhindern lässt er sich nur beim Stempeln.
- Sie sind nicht revisionssicher. Eine Excel-Zelle wird überschrieben, ohne dass jemand es merkt. Vor Gericht zählt, was nachvollziehbar ist.
Wie eine Prüfung im System aussieht
Beim Stempeln. Schon beim Gehen rechnet das System den Tag durch: Sind mehr als acht, mehr als zehn Stunden zusammengekommen? Fehlt die vorgeschriebene Pause? Der Mitarbeiter und die Schichtleitung sehen den Hinweis sofort — als Warnung, nicht als Sperre, denn die Verantwortung bleibt beim Betrieb.
Im Monat. Der Zeitnachweis prüft den ganzen Monat und dabei auch das, was über die Tagesgrenze reicht: Höchstarbeitszeit je Tag, Pausen, die Ruhezeit zum Vortag und Arbeit an Feiertagen. Das Ergebnis steht im Zeitnachweis, den der Mitarbeiter bekommt und den der Lohnexport mitnimmt.
In der Fertigung besonders. Wer am BDE-Terminal anstempelt, erzeugt Arbeitszeit. Eine Zeiterfassung, die im selben System läuft wie die Betriebsdatenerfassung, prüft deshalb auch die Zeiten aus der Halle, nicht nur die aus dem Büro. Genau so arbeitet die Zeiterfassung der FAUSER ERP Alpha: von der Stempeluhr über den Zeitnachweis bis zum Lohnexport, mit automatischer Prüfung von Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden darf ein Mitarbeiter am Tag arbeiten?
Nach § 3 Arbeitszeitgesetz acht Stunden werktäglich. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist erlaubt, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Welche Pausen schreibt das Arbeitszeitgesetz vor?
Nach § 4 mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Die Pausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden; länger als sechs Stunden hintereinander darf niemand ohne Pause arbeiten.
Muss die Arbeitszeit überhaupt erfasst werden?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Form und System sind nicht vorgeschrieben, die Erfassung selbst ist Pflicht.
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